Témoignage

APAVE : les facteurs de réussite d'une migration bureautique d'envergure

APAVE : les facteurs de réussite d'une migration bureautique d'envergure

APAVE, le spécialiste de la maîtrise des risques, a choisi la solution MEDIAplus eLearning des Editions ENI pour accompagner son projet de migration bureautique. Ce projet d'envergure, qui concerne tous les salariés du groupe, a nécessité une préparation minutieuse avec tout un volet formation e-learning. APAVE nous livre ses facteurs clés de succès...

APAVE, le spécialiste de la maîtrise des risques, a choisi la solution MEDIAplus eLearning des Éditions ENI pour accompagner son projet de migration bureautique. Ce projet d'envergure, qui concerne tous les salariés du groupe, a nécessité une préparation minutieuse avec tout un volet formation e-learning. APAVE nous livre ses facteurs clés de succès...

APAVE, avec 9650 collaborateurs et 672 millions d'euros de CA en 2010, et forte de plus de 200 000 clients, est le spécialiste de la maîtrise des risques en France (130 agences, 31 laboratoires et centres d'essai, 143 sites de formation...) mais aussi à l'étranger (40 filiales et participations). 
Aussi, lorsque la décision a été prise de migrer tout le parc informatique français vers une nouvelle version de Microsoft Office, il est apparu indispensable de proposer un accompagnement aux utilisateurs pour qu'ils soient rapidement opérationnels. 

« Avec plus de 8000 salariés concernés par cette migration et plus de 100 logiciels de gestion impactés, nous avons rapidement pris la mesure des enjeux de ce projet d'envergure, et l'avons minutieusement préparé » précise Michel Berthenet, Responsable Projet e-learning Microsoft Office 2007 au sein d'Apave. 
Avant la migration, les formations bureautiques étaient essentiellement assurées en présentiel pour des mises à niveau. Mais dans le cadre de la migration, le contexte est différent ; l'ensemble des collaborateurs est concerné mais surtout la formation doit avoir lieu dans une période bien précise. L'enjeu était de bien synchroniser les formations avec la mise à jour des postes informatiques, afin que les salariés retrouvent rapidement leurs automatismes, découvrent les nouveautés et redeviennent rapidement opérationnels. 
« Nous devions faire face à une diversité de situations avec des collaborateurs qui ne connaissaient pas du tout la nouvelle version de Microsoft Office, d'autres qui l'avaient déjà utilisé à titre personnel, etc...» ajoute-t-il. « Nous souhaitions donc trouver une solution de formation la plus souple possible pour s'adapter au plus près des besoins des salariés, et bien entendu dans un délai assez court. » détaille M. Berthenet. Apave s'est ainsi tout naturellement orienté vers des formations en mode e-learning. Après analyse des prestataires, Apave a choisi la solution MEDIAplus eLearning des Éditions ENI. « Nous avons notamment été séduits par la personnalisation possible des parcours de formation en fonction des profils utilisateurs et par la grande souplesse du produit » précise-t-il.

MEDIAplus eLearning a la particularité unique de proposer un apprentissage en environnement réel, avec analyse immédiate des résultats. Ainsi, l'apprenant peut effectuer ses manipulations comme il le souhaite (clic-droit, raccourci clavier, menu déroulant...) puisqu'il s'agit du vrai logiciel et non pas une reproduction du logiciel. 
Le projet migration comporte une 1ère phase d'expérimentation sur des sites pilotes pour valider le processus et modéliser la réponse formation, puis une phase de déploiement sur tous les sites. 
Cette phase d'expérimentation a été réalisée auprès d'un groupe représentatif d'utilisateurs (utilisateurs occasionnels, expérimentés ou experts de chacun des logiciels Word, Excel et PowerPoint), répartis géographiquement. Ces utilisateurs avaient deux postes de travail, l'un équipé de la nouvelle version de Microsoft Office, l'autre de l'ancienne version. « La phase d'expérimentation nous a permis de solutionner les problèmes informatiques pouvant être rencontrés lors du déploiement et de définir les contenus des modules de formation par type de profils utilisateurs » détaille le Responsable du Projet e-learning.

« Nous avons ensuite enclenché la phase de déploiement avec un objectif clairement affiché : l'ensemble des agences, unités fonctionnelles, etc... doivent être opérationnelles deux mois après le lancement du déploiement ! » précise-t-il. Plusieurs moyens ont été mis en oeuvre pour atteindre cet objectif ambitieux : 
- un planning de déploiement communiqué à tous les salariés pour les informer de la période de mise en production 
- un planning des « formations nécessaires » validé en amont avec la manager n+1
- une information, au plus proche de la date de la mise en production, réalisée par le groupe projet et le responsable
- un parcours de formation e-learning comprenant, un module tronc commun, et un module spécifique sur chaque logiciel avec MEDIAplus eLearning, pour retrouver rapidement ses automatismes. Un dépliant présentant les principales nouveautés de la nouvelle version a été remis à chaque salarié. Les utilisateurs avaient également accès aux supports de cours numériques MEDIApage des Editions ENI.
Ce module tronc commun a pour objectif d'expliquer le contexte et les enjeux de la migration, mais également de présenter l'interface de la solution MEDIAplus eLearning pour une bonne prise en mains. Ce module doit être suivi avant la migration effective du poste de travail, pour que le jour J, l'utilisateur suive les modules de formation MEDIAplus eLearning sur la nouvelle version de Microsoft Office. 
Chaque parcours MEDIAplus eLearning comprend 4 étapes : une première étape sur les bases incontournables de connaissance du logiciel, une 2ème sur l'évaluation des connaissances, puis des modules hiérarchisés qui tiennent compte de l'évaluation des connaissances, et un test final de connaissances recommandé pour les profils « confirmés » et « essentiel » et obligatoire pour le profil « référent ». 
« L'avantage des parcours MEDIAplus eLearning, c'est que l'apprenant peut les suivre à son rythme, sur son poste de travail, en fonction de ses besoins. De plus, il y a accès pendant 3 ans, ce qui lui permet de revenir très facilement sur un point qu'il souhaite revoir par exemple » détaille M Berthenet.

Apave a décidé également d'accompagner cette migration par la création de « tuteurs déploiement » et de « tuteurs référents ». Les tuteurs déploiement, présents sur chaque site, ont pour mission de répondre aux premiers problèmes techniques qui peuvent survenir lorsque la nouvelle version est installée sur le poste de l'utilisateur. Puis les tuteurs référents, qui ont suivi les modules de formation MEDIAplus eLearning, prennent le relais et répondent aux questions sur les fonctionnalités des logiciels Word, Excel et PowerPoint.
Les premiers retours sont positifs, le processus de déploiement fonctionne bien. « Il est clair qu'un des facteurs clés de succès a été pour nous la phase d'expérimentation. En effet, le fait d'associer dès le début un panel d'utilisateurs nous a permis de créer des parcours de formation adaptés aux besoins et aux profils de chacun » explique Michel Berthenet. 
« De plus, le mini-déploiement grandeur réel sur deux sites pilotes nous a permis d'identifier et de résoudre des problèmes techniques que nous aurions pu rencontrer à plus grande échelle » ajoute-t-il.

« Enfin, un aspect primordial à ne pas négliger concerne la dimension humaine. Il est en effet important de mettre en place un accompagnement des formations afin de créer des échanges directs entre utilisateurs et tuteurs, ça humanise la formation. Nos tuteurs référents sont là pour ça et c'est un vrai plus » conclut-il.

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