Michel Berthenet
de verantwoordelijke persoon voor het E-learning-project Microsoft Office 2007 binnen APAVE
APAVE, de specialist in risicobeheersing, koos voor de oplossing MEDIAplus eLearning van Editions ENI om zijn migratieproject van kantoorsoftware te begeleiden. Dit grootschalige project, dat alle werknemers van de groep betrof, vereiste een zorgvuldige voorbereiding met een compleet plan voor opleidingen via e-learning. APAVE onthult ons zijn sleutelfactoren voor succes?
APAVE, een bedrijf met 9650 medewerkers, een omzet van 672 miljoen euro in 2010, en meer dan 200.000 klanten, is de specialist in risicobeheersing in Frankrijk (130 kantoren, 31 laboratoria en testcentra, 143 opleidingsplekken…) en daarbuiten (40 filialen en belangen).
Toen er besloten werd om het hele Franse computerpark te migreren naar een nieuwe versie van Microsoft Office, was het noodzakelijk om de gebruikers begeleiding te bieden zodat ze snel inzetbaar zouden zijn.
“We realiseerden ons dat we te maken hadden met een omvangrijk project: met meer dan 8.000 werknemers die met deze migratie te maken hadden en meer dan 100 softwarepakketten die erdoor werden beïnvloed, hebben we ons dan ook zorgvuldig voorbereid,” verduidelijkt Michel Berthenet, de verantwoordelijke persoon voor het E-learning-project Microsoft Office 2007 binnen APAVE.
Vóór de migratie werden de opleidingen voor kantoorautomatisering voornamelijk via contactonderwijs verzorgd, en ze waren meestal gericht op het bijwerken van het niveau. Maar in het kader van de migratie is de context anders: alle medewerkers hebben ermee te maken. Daarnaast moet de opleiding plaatsvinden in een nauwkeurig vastgestelde periode. Het was een uitdaging om de opleidingen goed te synchroniseren met het up-to-date brengen van de computers, zodat de werknemers snel hun routine weer konden oppakken, de nieuwe functionaliteiten van de software zouden ontdekken en vlug weer inzetbaar zouden zijn.
“We moesten het hoofd bieden aan een verscheidenheid aan situaties met medewerkers die de nieuwe versie van Microsoft Office helemaal niet kenden en anderen die er al op persoonlijke titel gebruik van hadden gemaakt, enz.,” voegt hij eraan toe. “We wilden dus een oplossing voor de opleidingen vinden die zo soepel mogelijk was, om deze zo goed mogelijk aan te kunnen passen aan de behoeften van de werknemers, en dat natuurlijk in een behoorlijk kort tijdsbestek,” verduidelijkt de heer Berthenet. APAVE heeft zich zo dus op heel natuurlijke wijze gericht op opleidingen via e-learning. Na het bekijken van de dienstverleners koos Apave voor de oplossing MEDIAplus eLearning van Editions ENI. “We werden met name aangetrokken door de persoonlijke aanpassing van de opleidingstrajecten die mogelijk is, afhankelijk van de gebruikersprofielen en door het grote aanpassingsvermogen van het product,” verduidelijkt hij.
MEDIAplus eLearning heeft de unieke bijzonderheid dat het een opleiding in een reële omgeving biedt met een onmiddellijke analyse van de resultaten. Zo kan de cursist zijn handelingen uitvoeren zoals hij dat wil (rechterklik, snelkoppeling toetsenbord, scrollmenu…), omdat het om de echte software gaat en niet om een reproductie ervan.
Het migratieproject omvat een 1e experimentele fase op pilot-plaatsen om het proces te implementeren en een opleidingsmodel op te zetten, en vervolgens een invoeringsfase op alle plaatsen.
Deze experimentele fase werd uitgevoerd met een groep representatieve gebruikers (incidentele, gevorderde of deskundige gebruikers van elk van de softwarepakketten Word, Excel en PowerPoint) die geografisch verdeeld waren. Deze gebruikers hadden twee werkstations, een uitgerust met de nieuwe versie van Microsoft Office, de ander met de oude versie. “De experimentele fase maakte het ons mogelijk om computerproblemen op te lossen die zich voor zouden kunnen doen bij de inwerkingstelling en om de inhoud van de opleidingsmodules te bepalen per type gebruikersprofiel,” aldus de persoon die verantwoordelijke was voor het e-learning-project.
“Vervolgens hebben we de invoeringsfase in gang gezet met een duidelijke doelstelling: alle kantoren, functionele eenheden enz. moeten twee maanden na de start van de invoerfase inzetbaar zijn!” verduidelijkt hij. Er zijn verschillende middelen toegepast om dit ambitieuze doel te bereiken:
– een planning voor de uitvoeringsperiode die aan alle werknemers werd doorgegeven, zodat ze op de hoogte waren van de periode waarin e.e.a. zou plaatsvinden
– een planning met de “vereiste opleidingen” die op voorhand was bevestigd met de manager
– een informatiebericht, verstuurd vlak voor de invoeringsdatum en opgesteld door de projectgroep en de leidinggevende
– een opleidingstraject e-learning met een gemeenschappelijke basismodule, en een specifieke module voor elk softwarepakket met MEDIAplus eLearning, om snel weer de routine terug te vinden. Er werd een folder met de belangrijkste nieuwe zaken van de nieuwe versie aan alle werknemers uitgedeeld. De gebruikers hadden eveneens toegang tot de ondersteuning van de digitale lessen MEDIApage van Editions ENI.
Deze gemeenschappelijke basismodule had als doelstelling het uitleggen van de context en de zaken waar het bij de migratie om ging, maar eveneens het presenteren van de interface van de MEDIAplus eLearning oplossing voor een goede aanpak. Deze module moet worden gevolgd vóór de werkelijke migratie van de werkplek, zodat de gebruiker op de grote dag de MEDIAplus eLearning opleidingsmodules voor de nieuwe versie van Microsoft Office kan volgen.
Elk traject van MEDIAplus eLearning omvat 4 stappen: een eerste stap met de noodzakelijke basiskennis van de software, een 2e met de evaluatie van de kennis. Vervolgens wordt er gebruik gemaakt van opeenvolgende modules die rekening houden met de evaluatie van de opgedane kennis. Daarnaast is er een eindtest, die aanbevolen wordt voor de “ervaren” en “essentiële” profielen, en die verplicht is voor het “referentie”-profiel.
“Het voordeel van de trajecten van MEDIAplus eLearning is dat de cursist ze in zijn eigen ritme kan volgen, op zijn werkplek en afhankelijk van zijn behoeften. Bovendien is er 3 jaar lang toegang, zodat men heel gemakkelijk terug kan komen op een punt dat men bijvoorbeeld nog eens wil nakijken,” verduidelijkt de heer Berthenet.
Apave besloot eveneens om deze migratie vergezeld te laten gaan van de instelling van “mentors voor uitvoering” en “mentors ter referentie”. De mentors voor de uitvoering die op elke plek aanwezig zijn, hebben als taak het beantwoorden op de eerste technische problemen die kunnen voorkomen als de nieuwe versie is geïnstalleerd op het werkstation van de gebruiker. Vervolgens zijn er de mentors ter referentie die de opleidingsmodules van MEDIAplus eLearning hebben gevolgd die het overnemen en de vragen beantwoorden over de functionaliteiten van de softwarepakketten Word, Excel en PowerPoint.
De eerste feedback is positief, het proces voor de uitvoering werkt goed. “Het is duidelijk dat een van de belangrijkste succesfactoren voor ons de experimentele fase was. Inderdaad, het feit dat vanaf het begin een groep gebruikers bijeen werd gebracht, stelde ons in staat om opleidingstrajecten aangepast aan de behoeften en profielen van eenieder aan te maken,” legt Michel Berthenet uit.
“Bovendien stelde de uitvoering op kleine schaal maar van werkelijke omvang op twee pilot-plaatsen ons in staat om de technische problemen die we zouden kunnen ontmoeten op grotere schaal te herkennen en op te lossen,” voegt hij eraan toe.
“Tot slot, is er een essentieel aspect dat we niet moeten negeren, namelijk de menselijke dimensie. Het is namelijk belangrijk om een begeleiding van de opleidingen in te stellen die een rechtstreekse uitwisseling tussen gebruikers en mentors mogelijk te maakt. Dat geeft de opleiding een persoonlijker tintje. Daar zijn onze mentors ter referentie voor, en dat is een echt pluspunt,” concludeert hij.