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APAVE: Erfolgsfaktoren einer groß angelegten Software-Migration

APAVE: Erfolgsfaktoren einer groß angelegten Software-Migration

Der Spezialist für Risikomanagement APAVE hat das MEDIAplus eLearning-System von ENI gewählt, um sein Office-Migrationsprojekt zu betreuen. Dieses Großprojekt, das alle Mitarbeiter der Gruppe betrifft, erforderte eine sorgfältige Vorbereitung mit einer umfangreichen E-Learning-Lösung. APAVE verrät uns seinen Schlüssel zum Erfolg ...

Der Spezialist für Risikomanagement APAVE hat das MEDIAplus eLearning-System von ENI gewählt, um sein Office-Migrationsprojekt zu betreuen. Dieses Großprojekt, das alle Mitarbeiter der Gruppe betrifft, erforderte eine sorgfältige Vorbereitung mit einer umfangreichen E-Learning-Lösung. APAVE verrät uns seinen Schlüssel zum Erfolg ...

Mit 9650 Mitarbeitern, 672 Mio. Euro Umsatz im Jahr 2010 und weit über 200.000 Kunden ist APAVE der Spezialist für Risikomanagement in Frankreich (130 Filialen, 31 Labors und Testzentren, 143 Schulungszentren ...), sowie auch im Ausland (40 Tochtergesellschaften und teilhabende Unternehmen).

Und als beschlossen wurde, die gesamte IT-Infrastruktur in Frankreich auf eine neue Microsoft Office-Version zu migrieren, erwies sich ein Monitoring der Benutzer als erforderlich, um diese möglichst schnell einsatzbereit zu machen.

"Mit über 8000 von der Migration betroffenen Mitarbeitern und mehr als 100 Managementprogrammen, haben wir die Herausforderungen dieses Großprojekts schnell erkannt und es gründlich vorbereitet", äußert Michel Berthenet, Leiter des E-Learning-Projekts bei APAVE.

Vor der Migration fanden unsere Bürosoftwareschulungen in Form von Präsenzunterricht für gelegentliche Updates statt. Aber im Rahmen der Migration ist der Kontext ein anderer. Alle Mitarbeiter sind betroffen, und vor allem muss die Schulung zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt durchgeführt werden. Die Herausforderung bestand darin, die Schulungen gut mit der Umstellung der PCs zu synchronisieren, damit die Mitarbeiter die Neuheiten entdeckten und ihre Automatismen schnell wiederfinden konnten, und damit rasch wieder einsatzbereit waren. 

"Wir standen sehr unterschiedlichen Situationen gegenüber, einmal mit Mitarbeitern, die die neue Version von Microsoft Office überhaupt nicht kannten und anderen, die sie privat schon verwendet hatten, etc. ...", fügt er hinzu. "Wir wollten also eine möglichst flexible Schulungslösung finden, die sich den Bedürfnissen der Mitarbeiter anpasst, und das natürlich in relativ kurzer Zeit", erklärt Herr Berthenet. APAVE hat seine Schulungen auf diese Weise ganz selbstverständlich auf den E-Learning-Modus ausgerichtet, testete die verschiedenen Anbieter und entschied sich für MEDIAplus eLearning von ENI. "Wir waren besonders von der Anpassungsmöglichkeit der Trainingsprogramme an die Benutzerprofile sowie von der Flexibilität des Produkts beeindruckt", führt er weiter aus.

MEDIAplus eLearning bietet die einzigartige Besonderheit des Lernens im realen Umfeld mit sofortiger Ergebnissanalyse. So können die Lernenden ihre Handhabungen nach Belieben durchführen (rechte Maustaste, Tastenkürzel, Menüs ...), da es sich um die tatsächliche Software und nicht um eine Reproduktion handelt.
Das Migrationsprojekt beginnt mit einer ersten Testphase an Pilotstandorten zur Validierung des Ablaufs sowie zur Standardisierung des Schulungsplans und setzt dann mit einer Implementierungsphase an allen Standorten fort.

Diese Testphase wurde mit einer repräsentativen, geografisch verteilten Gruppe von Benutzern durchgeführt (gelegentliche und erfahrene Benutzer sowie Experten in jeder Software). Diese Benutzer verfügten über zwei Workstations, eine mit der neuen Version von Microsoft Office, die andere mit der alten Version. "In der Testphase konnten wir Probleme mit den Computern, die bei der Implementierung auftreten könnten, lösen und die Inhalte der Schulungsmodule für alle Benutzer-Profile definieren", fügt der Projektleiter für E-Learning ergänzend hinzu.

"Wir haben dann die Implementierungsphase mit einem klar definierten Ziel gestartet: Alle Filialen, Funktionseinheiten, etc. müssen innerhalb von zwei Monaten nach Beginn einsatzbereit sein!" Um dieses ehrgeizige Ziel zu erreichen, wurden verschiedene Maßnahmen getroffen:
- ein Rollout-Plan, der allen Mitarbeitern übermittelt wurde, um sie über den Zeitraum und Ablauf der Inbetriebsetzung zu informieren
- ein Plan für die "notwendigen Schulungen", welcher vom direkten Vorgesetzten im Voraus bestätigt wurde
- eine Informationssitzung möglichst kurz vor der Inbetriebnahme mit der Projektgruppe und dem Leiter 
- ein E-Learning-Schulungsprogramm für jede Softwareanwendung mit einem Pflichtmodul sowie einem spezifischen Modul aus MEDIAplus eLearning, um die Automatismen möglichst schnell wiederzufinden. 

Jedem Mitarbeiter wurde eine Broschüre mit den wichtigsten Neuheiten der neuen Office-Version ausgehändigt. Die Benutzer hatten außerdem Zugang zu den digitalen Unterrichtsmaterialien MEDIApage von ENI.

Das Pflichtmodul zielt darauf ab, Kontext und Inhalt der Migration zu erklären, aber auch das Interface von MEDIAplus eLearning vorzustellen, um eine gute Handhabung zu gewährleisten. Dieses Modul muss vor der eigentlichen Desktopmigration durchgeführt werden, damit der Benutzer am Tag X die MEDIAplus eLearning-Schulungsmodule in der neuen Microsoft Office-Version durchführen kann.
Jedes MEDIAplus eLearning-Programm besteht aus vier Phasen: Einer ersten Phase zu den unabdingbaren Grundkenntnissen der Software, einer zweiten zur Evaluierung der Kenntnisse, dann folgen aufeinander aufbauende Module, welche an die Testergebnisse anknüpfen sowie ein abschließender Test, der für die Profile "Fortgeschrittener" und "Grundlagen" empfehlenswert und für das Profil "Key User" verbindlich ist.
"Der Vorteil der MEDIAplus eLearning-Kurse ist, dass sich der Lernende in seinem eigenen Tempo schulen kann, von seinem Arbeitsplatz aus und seinen Bedürfnissen entsprechend. Außerdem behält er drei Jahre lang Zugriff, wodurch er ganz einfach zu einem Thema, das er wiederholen möchte, zurückkehren kann", erklärt Herr Berthenet. 

APAVE hat außerdem beschlossen, bei dieser Migration so genannte "Rollout-Tutoren" sowie "Key User-Tutoren" zur Unterstützung einzusetzen. Die Rollout-Tutoren sind an jedem Standort präsent und kümmern sich um die Behebung anfänglicher technischer Probleme, die bei der Installation der neuen Version auf den PCs der Benutzer auftreten können. Danach kommen die Key User-Tutoren zum Einsatz, welche die Trainingsmodule von MEDIAplus eLearning bereits durchgeführt haben und damit Fragen zum System bzw. den Funktionalitäten von Word, Excel und PowerPoint beantworten können.

Die ersten Feedbacks sind positiv, der Implementierungsprozess funktioniert gut. "Es ist klar, dass einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren für uns die Testphase war. Wir haben von Anfang an eine Reihe von Benutzern teilnehmen lassen, was uns in der Tat ermöglicht hat, speziell auf die Bedürfnisse und Profile der einzelnen Benutzer angepasste Schulungsprogramme auszuarbeiten", äußert Michel Berthenet.

"Darüber hinaus konnten wir dank der realitätsgetreuen Vorab-Implementierung an zwei Pilotstandorten technische Probleme identifizieren und lösen, auf die wir sonst in einem größeren Ausmaß hätten stoßen können", fügt er hinzu.

"Ein letzter wichtiger Aspekt, der nicht zu übersehen ist: die menschliche Komponente. Es ist tatsächlich sehr wichtig, eine Schulungsbetreuung einzurichten, um den direkten Dialog zwischen Benutzern und Tutoren zu fördern und das Training menschlicher und persönlicher zu gestalten. Unsere Key User-Tutoren sind dafür da und das ist ein echtes Plus", sagt er abschließend.

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