Bürosoftware, Worte von Experten
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Aufgrund der Digitalisierung zeichnen sich für den Beruf des Buchhalters zahlreiche Veränderungen in der Berufspraxis ab. Einige Aufgaben werden verschwinden und durch andere ersetzt werden, die vor allem auf Kontrolle, Analyse und Beratung ausgerichtet sind.
Wenn Sie in der Buchhaltung tätig sind oder Buchhaltungsdaten verwenden, kennen Sie Excel wahrscheinlich schon wegen seiner Rechenleistung. Es ist aber auch ein unverzichtbares Werkzeug, um Daten zu analysieren und auszuwerten, z. B. mit Hilfe von Pivot-Tabellen.
Tipp Nr.1:
Bleiben Sie nicht im Unklaren, behalten Sie Ihren Cashflow im Auge
Sie verwalten Ihre Buchhaltung nicht intern? Dann sind Sie nicht immer auf dem laufenden Stand, wie es um Ihre Liquidität bestellt ist. Tappen Sie nicht im Dunkeln dank einer einfachen Liste in Excel, in einer Spalte, mit den unerlässlichen Informationen wie: Bewegungsart, Fälligkeitsdatum, Dritte (Kunde, Lieferant…), Betrag, Zahlungsweise usw. Eine tägliche Eingabe Ihrer Ein- und Auszahlungen in diese Liste ermöglicht es Ihnen dank der Pivot-Tabelle und ihrer integrierten Statistikfunktionen mit wenigen Klicks, Ihre gegenwärtigen oder zukünftigen Ausgaben und Einnahmen zu summieren, Ihren tatsächlichen oder voraussichtlichen Kassenbestand dank der berechneten Felder zu berechnen, und Ihre Transaktionen nach Zeitraum (Monat, Quartal, Jahr…) zu ordnen und zu summieren.
Während Sie Ihre Eingaben machen, können Sie Ihre Pivot-Tabelle mit nur einem Klick aktualisieren.
Tipp Nr.2:
Erleichtern Sie Ihre Inventarisierungsvorgänge: Verfolgung des Wertpapierbestands
Am Ende des Geschäftsjahres müssen Sie den Wert Ihrer Wertpapiere berechnen und die nicht realisierten Gewinne oder Verluste ermitteln. Indem Sie eine Liste der Käufe und Verkäufe Ihrer Wertpapiere führen mit Informationen wie: Titel, Art der Transaktion, Datum der Transaktion, Menge, Stückpreis Einkauf, Stückpreis Verkauf, Kaufwert, Verkaufswert usw. können Sie einfach mithilfe der Pivot-Tabelle den Gesamtwert Ihres Portfolios bestimmen, den durchschnittlichen Kaufpreis pro Wertpapier berechnen, den Inventarwert bestimmen und die “Values” des Geschäftsjahres berechnen.
Die Verfolgung von Wertpapieren ist nur ein Beispiel, Sie können das Gleiche für andere Inventartransaktionen tun, z. B. für Devisengeschäfte, um wahrscheinliche Wechselkursgewinne oder -verluste zu ermitteln, die Verfolgung zweifelhafter Forderungen, um Ihre Rückstellungen zu verwalten usw.
Tipp Nr.3:
Importieren, transformieren und nutzen Sie Ihre Daten aus der Branchensoftware in Excel.
Zahlreiche spezialisierte Softwareprogramme (Fakturierung, kaufmännische Verwaltung, Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung usw.) ermöglichen es Ihnen, die Daten Ihrer Tätigkeit täglich zu erfassen. Sie bieten zahlreiche statistische Standardberichte an, die nicht immer den besonderen Bedürfnissen jedes einzelnen Nutzers entsprechen. Deshalb bieten die meisten von ihnen die Erstellung von Exportdateien an, die Sie problemlos mit der Excel-Software verwenden können: Textdateien, CSV-Dateien oder sogar direkt Excel-Dateien.
Importfunktionen wie PowerQuery, die in die Excel-Software integriert sind, ermöglichen den Import und die Umwandlung Ihrer Daten mit der Möglichkeit, Änderungen zu speichern, sodass Sie sie nicht noch einmal vornehmen müssen. In Verbindung mit der Verwendung von Pivot-Tabellen werden Ihre Importe und statistischen Berechnungen einfach und schnell sein.
Tipp Nr.4:
Mitarbeiter einer Steuerberatung? Erleichtern Sie Ihren Mandanten die Umsatzsteuererklärung
Als Mitarbeiter in der Buchhaltung gehört es oft zu Ihren Aufgaben, die Umsatzsteuererklärung für kleine Strukturen zu erstellen, obwohl die buchhalterische Erfassung noch nicht abgeschlossen ist. Bieten Sie Ihrem Kunden eine gebrauchsfertige Excel-Datei mit:
- Einem ersten Arbeitsblatt für die Nachverfolgung seiner Kunden- und Lieferantenrechnungen des Jahres mit einfach zu übertragenden Informationen: Rechnungsdatum, Art des betroffenen Dritten, Betrag ohne Mehrwertsteuer, Mehrwertsteuersatz, Mehrwertsteuerbetrag, Betrag inklusive Mehrwertsteuer, Zahlungsdatum, wenn der Kunde/Lieferant der Mehrwertsteuer auf Zahlungseingänge unterliegt, usw.
- Einem zweiten Arbeitsblatt mit einer Pivot-Tabelle auf der einen Seite, die den Umsatz und die eingenommene Mehrwertsteuer nach Steuersätzen berechnet, und einer Tabelle auf der anderen Seite, um die abzugsfähige Mehrwertsteuer auf Einkäufe zu ermitteln.
- Einem Filter auf jeder Tabelle, um den betreffenden Monat auszuwählen.
Diese Datei wird nicht nur Ihre Arbeit erleichtern, sondern auch Ihrem Kunden die Möglichkeit geben, bei der Analyse seiner Rechnungen einen Schritt weiterzugehen.
Tipp Nr.5:
Bestimmen Sie Ihre Indikatoren, erstellen Sie Ihr Dashboard
Eine tägliche Überwachung Ihrer Buchhaltungsdaten ermöglicht es Ihnen, zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Entscheidungen zu treffen. Excel bietet Ihnen verschiedene Werkzeuge, um ein aussagekräftiges Dashboard zu erstellen:
- Die Pivot-Tabelle: Mit ihr können Sie schnell nützliche Statistiken in Form von Werten oder Prozentsätzen anzeigen lassen: Umsatz (CA) insgesamt und/oder pro Aktivität, Verfolgung Ihrer Kosten, Stand Ihrer Liquidität…
- Ein Pivot-Chart ist oft aussagekräftiger, um den Anteil…
- Ihres Umsatzes nach Aktivitäten
- Ihrer Ausgaben nach Posten
- die Entwicklung Ihres Umsatzes pro Monat
…zu veranschaulichen.
- Mithilfe von Filtern können Sie bestimmte Informationen eher hervorheben als andere: Beschränken Sie die Anzeige auf eine Aktivität, einen Ausgabenposten, eine Abteilung oder einen Standort oder Unternehmenszweig…
- Segmente, die deutlich machen, welche Filter derzeit auf Ihre Daten angewendet werden. Das chronologische Segment, um eine schnelle Neuberechnung der Statistiken nach Zeiträumen (Monat, Jahr, …) etc. zu erhalten.
Fazit:
Ob als Hilfe bei der Erledigung täglicher Aufgaben, zur Erleichterung von Kontrollen und Entscheidungsfindungen oder zur Vorbereitung auf Inventurarbeiten – Excel ist das ideale Programm, um Ihre Buchhaltungsdaten zu analysieren und auszuwerten. Excel ist besonders beliebt, weil es zuverlässig, einfach zu bedienen ist und zudem preisgünstig ist.
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