Mit dem Aufkommen von Big Data und der Digitalisierung der Gesellschaft befindet sich die Personalabteilung heute in einem Transformationsprozess und muss sich insbesondere durch die Verwendung von KPIs (Key Performance Indicators), die in Form von Dashboards dargestellt werden, anpassen. Excel wird dabei zum wichtigsten Werkzeug für die Erstellung und Kommunikation besagter Dashboards.
Unser Experte Pierre-Alexandre Grolleau verrät Ihnen hier 7 Tipps, wie Sie mit Pivot-Tabellen in Excel HR-Reportings erstellen können.
Tipp Nr.1:
Den HR-Bedarf kennen und identifizieren
Jedes Reporting muss auf einen Bedarf oder eine Anfrage reagieren. Vor Beginn jeder Arbeit mit Excel ist es notwendig, sich folgende Fragen zu stellen: Was möchte man visualisieren? Was ist das strategische Interesse daran, einen bestimmten Indikator zu verfolgen?
Diese unerlässliche Phase des Nachdenkens im Vorfeld ist die Voraussetzung für die Relevanz Ihres zukünftigen Reportings.
Tipp Nr.2:
Keine Angst vor der Verwendung von Pivot-Tabellen haben
Pivot-Tabellen sind oft beängstigend. Dabei sind sie sehr einfach zu bedienen und für jedermann zugänglich. Hier einige Erklärungen :
• Alle Spalten Ihrer Datenbank werden dort aufgelistet.
• Die Zeilenbeschriftung entspricht dem, was Sie in eine Zeile setzen möchten.
• Die Spaltenbeschriftung entspricht dem, was Sie in Spalten setzen möchten.
• Der Filter entspricht Ihrem Filterkriterium
• Der Wert entspricht der Berechnung, die Sie durchführen möchten
Um jedes dieser Items zu vervollständigen, genügt ein einfaches Klicken und Ziehen. Was könnte einfacher sein?! Manchmal reichen 5 Klicks aus, um einen effektiven Bericht oder ein Dashboard zu erstellen.
Tipp Nr.3:
Ihre Pivot-Tabelle aktualisieren
Wie das Sprichwort sagt: Zu viele Pivot-Tabellen töten die Pivot-Tabelle.
Pivot-Tabellen sind zwar ein großartiges Werkzeug, aber die extreme Nutzung von Pivot-Tabellen kann zu Fehlern führen und damit Ihre Personalberichte obsolet machen. Pivot-Tabellen aktualisieren sich nicht automatisch und berücksichtigen nicht unbedingt alle Datenbanken. Wenn Sie sie verwenden, sollten Sie daher reflexartig die Tabellen aktualisieren. Gehen Sie dazu einfach auf Ihre Pivot-Tabelle, dann auf die Registerkarte “Analyse” im Excel-Multifunktionsmenü und klicken Sie auf “Aktualisieren”.
Um Ihre HR-Tools in Excel dauerhaft zu erhalten, ist es außerdem ratsam, Funktionen und Formeln zu verwenden.
Tipp Nr.4:
Optimieren Sie Ihr Reporting mithilfe der für die Personalabteilung unverzichtbaren Excel-Formeln
Im Personalwesen ist es nicht unbedingt erforderlich, ein Excel-Experte zu sein. Dennoch ist die Kenntnis bestimmter Funktionen unerlässlich, da jeder Personalverantwortliche eines Tages damit zu tun haben wird. Hier eine Liste:
• SVERWEIS: Damit können Sie Elemente in einer Tabelle oder einem Bereich zeilenweise suchen. Bsp: Suche nach dem Namen eines Mitarbeiters anhand seiner Mitarbeiter-ID.
• WENN: Hiermit können Sie logische Vergleiche zwischen einem Wert und dem erwarteten Ergebnis anstellen. Bsp: Wenn das Gehalt eines Mitarbeiters 27.000€ beträgt, dann geben Sie die Gehaltsgruppe “zwischen 20k€ und 30k€” an.
• SUMMEWENN: Damit können Sie die Werte der Zellen addieren, die mit den Suchkriterien übereinstimmen. Bsp: Addieren Sie die Gehälter aller männlichen Mitarbeiter.
• SUMMEWENNS: Damit können Sie die Werte der Zellen addieren, die mehrere angegebene Kriterien erfüllen. Bsp: Addieren Sie die Gehälter aller weiblichen Mitarbeiter, die in Caen arbeiten.
• ZÄHLENWENN: Damit kann die Anzahl der Zellen gezählt werden, die ein Kriterium erfüllen. Bsp: Zählt die Anzahl der weiblichen Beschäftigten.
• ZÄHLENWENNS: Damit kann die Anzahl der Zellen gezählt werden, die mehrere Kriterien erfüllen. Bsp: Zählen Sie die Anzahl der männlichen Arbeitnehmer, die in Nantes arbeiten.
Diese sechs Formeln stellen Ihr Überlebenspaket dar. Damit können Sie viele Ihrer Anforderungen erfüllen, Reportings erstellen und Ihre Pivot-Tabellen in Excel vervollständigen.
Tipp Nr.5:
Verbessern Sie Ihre HR-Reportings dank Hilfen und Dialogboxen.
Excel bietet zahlreiche Hilfestellungen, die über Tooltips, Dialogfelder oder das Formeleinfüge-Tool verfügbar sind. Wenn Sie auf Schwierigkeiten stoßen, nehmen Sie sich die Zeit, diese zu lesen, um Ihr Problem zu verstehen und zu lösen. Auf diese Weise werden Sie Fortschritte machen und Ihre HR-Berichte optimieren, indem Sie flexiblere Formeln finden als die in Tipp Nr.4 vorgestellten.
Werfen Sie zum Beispiel einen Blick auf die Formeln BEREICH.VERSCHIEBEN oder auch SUMMENPRODUKT! 😉.
Tipp Nr.6:
Namen für seine Zellbereiche vergeben
Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, Zellbereiche zu benennen. So ist es zum Beispiel intuitiver, in Ihren Formeln “Personalnummer” statt “Blatt1!$A$1 :$A$1852” zu lesen. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte “Formeln” und dann auf “Namensmanager” oder “Namen festlegen”.
Mit der Erstellung und Verwendung von Namen können Sie Ihre Formeln und damit Ihre HR-Berichte leichter prüfen, ändern und vor allem automatisieren.
Tipp Nr.7:
Von der automatischen zur manuellen Berechnung wechseln
Die Erstellung von Reportings kann große Excel-Dateien mit langen Ladezeiten erzeugen.
Damit Sie nicht den ganzen Tag damit verbringen, Ihren Dateien beim Laden zuzusehen, sollten Sie stattdessen die Berechnungsmethoden ändern. Standardmäßig ist Excel so eingestellt, dass die Formeln automatisch aktualisiert werden. Stellen Sie es auf manuell um, indem Sie auf die Registerkarte “Formeln” und dann auf “Berechnungsoptionen” klicken. Auf diese Weise führt die Tabellenkalkulation die Berechnungen nur auf Ihren Wunsch hin durch. Drücken Sie dazu einfach die Taste F9 auf Ihrer Tastatur oder speichern Sie Ihr Dokument.
Mit diesen Tricks sind Sie in der Lage, fast alle Arten von Berichten zu erstellen, also legen Sie los! In Personalabteilungen beherrschen nur wenige Mitarbeiter Excel. Wagen Sie es, sich mit dieser leicht zu erlernenden Fähigkeit bei Ihrem Arbeitgeber von der Masse abzuheben.
Wenn Sie mehr über MEDIAplus elearning erfahren möchten und darüber, wie es Ihre Lernerfahrung verändern kann, dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.