Testimonio

APAVE: factores de éxito para una migración ofimática de gran envergadura

APAVE: factores de éxito para una migración ofimática de gran envergadura

APAVE, especialista en gestión de riesgos, eligió la solución MEDIAplus eLearning de Editions ENI para apoyar la migración de su empresa a una nueva versión de Microsoft Office. Este importante proyecto, que concernía a todos los empleados del grupo, requirió una preparación minuciosa y una creación de contenidos de formación específicos. APAVE ha querido compartir con nosotros los factores clave del éxito de su proyecto.

APAVE, especialista en gestión de riesgos, eligió la solución MEDIAplus eLearning de Editions ENI para apoyar la migración de su empresa a una nueva versión de Microsoft Office. Este importante proyecto, que concernía a todos los empleados del grupo, requirió una preparación minuciosa y una creación de contenidos de formación específicos. APAVE ha querido compartir con nosotros los factores clave del éxito de su proyecto.

APAVE, con 9.650 colaboradores, 672 millones de euros de facturación en 2010 y más de 200.000 clientes, es el principal especialista en prevención de riesgos, no sólo en Francia (130 sucursales, 31 laboratorios y centros de pruebas, 143 centros de formación...), sino también en el extranjero (40 filiales y empresas asociadas). 
Cuando se tomó la decisión de migrar toda la infraestructura informática francesa a una nueva versión de Microsoft Office, se consideró indispensable apoyar con formación a los trabajadores para que pudiesen dominar dicha versión rápidamente.

"Con más de 8.000 empleados afectados por la migración y más de 100 aplicaciones de gestión implicadas, nos dimos cuenta rápidamente del reto que suponía este gran proyecto y nos preparamos a conciencia", afirma Michel Berthenet, gerente de proyectos e-learning de Microsoft Office 2007 en APAVE. 
Antes de la migración, se impartía formación esencialmente presencial para que los trabajadores pudieran tener el nivel necesario. Pero en el contexto de una migración, las necesidades son diferentes. Todos los empleados deben formarse, y es necesario que lo hagan en un periodo de tiempo específico. El reto consistía en sincronizar adecuadamente su formación con la actualización de sus equipos, para que pudieran encontrar rápidamente los automatismos, descubrir las novedades y poder trabajar como antes rápidamente.

"Debíamos proponer una solución a usuarios con niveles y necesidades muy distintas. Había trabajadores que desconocían totalmente la nueva versión, otros que estaban un poco más familiarizados con ella, etc. Por ello, necesitábamos encontrar rápidamente una solución flexible." añade el Sr. Berthenet. 
Naturalmente, APAVE orientó su proyecto hacia la formación online y tras valorar las propuestas de diversos proveedores, se decantó por MEDIAplus eLearning, la solución formativa de Editions ENI. "Lo que más nos atrajo fue la posibilidad de personalizar los recorridos de formación en función de los perfiles de los usuarios y la flexibilidad del producto", declara.

MEDIAplus eLearning es la única solución del mercado que ofrece un aprendizaje en entorno real y un análisis inmediato de los resultados. Todos los métodos de respuesta están activos (botón derecho del ratón, atajos de teclado, menús desplegables...), ya que se trata de la aplicación real, y no de una reproducción del software. Esto permite una interacción total entre el usuario y la aplicación de estudio.
Un proyecto de tal envergadura requiere la realización de una prueba piloto para definir la formación y aprobar el proceso formativo antes de ponerlo en marcha en cada una de las filiales. 
En esta prueba piloto participaron un grupo representativo de usuarios (nivel principiante, intermedio y avanzado en Word, Excel y PowerPoint), distribuidos geográficamente. Estos usuarios tenían dos equipos: uno con la nueva versión de Microsoft Office y otro con la versión anterior. "La fase piloto nos permitió prever los problemas técnicos que podrían plantearse durante la implementación de los cursos y definir los recorridos de formación en función de los perfiles de nuestros trabajadores", detalla el gerente de proyectos e-learning.

"A continuación, pasamos a la fase de implementación del dispositivo de formación teniendo presente un objetivo muy claro: debíamos conseguir que todas las agencias estuvieran en pleno funcionamiento dos meses después del inicio de la implementación", precisa. 
Se siguieron diversos métodos para lograr tan ambicioso objetivo: 
- Se comunicó a todos los trabajadores el programa que se seguiría para poner en marcha el dispositivo de formación. 
- El director aprobó las diferentes formaciones que deberían realizar los trabajadores. 
- El responsable de formación, junto con el jefe de proyecto, se encargaron de transmitir toda la información necesaria a los interesados justo antes de que estos pudieran comenzar a formarse. 
- Se puso a disposición de los trabajadores un recorrido de formación de MEDIAplus eLearning compuesto por un módulo troncal común y un módulo específico sobre cada aplicación de estudio, para que estos pudiesen encontrar rápidamente los automatismos. Además, cada uno de los empleados recibió un folleto sobre las principales novedades de la nueva versión, y se les dio acceso a los diferentes manuales de referencia en soporte digital sobre dichas aplicaciones de estudio. 

Este módulo troncal común tenía como objetivo explicar el contexto y la problemática de la migración, así como presentar la interfaz de MEDIAplus eLearning para conseguir un uso óptimo de ésta. Este módulo debía cursarse antes de la migración efectiva de los equipos de los usuarios, para que ese día, estos pudieran seguir los módulos de formación de MEDIAplus eLearning en la nueva versión de Microsoft Office. 
APAVE creó recorridos específicos para su proyecto de formación compuestos de cuatro partes: un primer módulo sobre las funciones básicas de la aplicación, una evaluación inicial, un recorrido de formación adaptado a los resultados obtenidos en la evaluación y en el que los temas se sucedían por orden de dificultad y por último, una evaluación final, recomendada para los perfiles "principiante" e "intermedio", y obligatoria para el perfil "avanzado". 

"La ventaja de los recorridos MEDIAplus eLearning es que el alumno puede seguirlos a su propio ritmo, desde su puesto de trabajo y en función de sus necesidades. Además, tiene acceso a ellos durante 3 años, lo que le permite volver fácilmente a un tema que desee repasar, por ejemplo", detalla M. Berthenet.
Además, APAVE decidió apoyar esta migración asignando "tutores de implementación y de referencia". La función de "los tutores de implementación", presentes en cada oficina, consistió en atender los problemas técnicos iniciales que pudieran producirse al instalar la nueva versión en el equipo de los usuarios. Después, "los tutores de referencia", que ya se habían encargado del seguimiento de los usuarios durante la formación, se encargaron de responder a las preguntas relativas sobre las funciones de Word, Excel y PowerPoint.

Los primeros resultados fueron muy positivos, el proceso de implementación se desarrolló con éxito. "Está claro que uno de los factores clave del éxito de nuestro proyecto fue la fase piloto. El hecho de poder asociar desde el principio los contenidos a un pequeño grupo de trabajadores nos ha permitido crear cursos de formación adaptados a las necesidades y perfiles de cada uno", afirma Michel Berthenet. 
"Por otro lado, la mini implementación a escala real en dos sitios piloto nos permitió identificar y resolver los problemas técnicos con los que podríamos habernos encontrado a una escala mayor", añade.
"Finalmente, un aspecto fundamental que no puede pasarse por alto es la dimensión humana. Es muy importante ofrecer apoyo a los trabajadores y que estos puedan recurrir a un tutor. Esto hace más humana la formación y aporta un gran valor añadido", concluye.

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