El Servicio Público Federal de Finanzas belga despliega un dispositivo e-learning para sus 28 000 funcionarios

Testimonio

Service Public Fédéral Finance

Sra. CASSART
Responsable en el SPF de Finanzas de los proyectos de modernización en materia de formación

Sr. LUTHERS
Responsable de las Nuevas Tecnologías en el dispositivo de Formación del SPF de Finanzas

¿Cómo formar eficazmente, rápidamente y al menor coste, a 28 000 funcionarios repartidos por todo el territorio belga? El Servicio Público Federal de Finanzas tiene la respuesta (equivale al Ministerio de Economía y Hacienda en Bélgica) puesto que ha decidido poner en pie un verdadero dispositivo de e-learning. La solución MEDIAplus eLearning de ENI ha sido elegida para que se impartan cursos de ofimática. 

Al contrario de los demás Servicios Públicos Federales belgas, el SPF de Finanzas tiene la particularidad de no ser un servicio centralizado. En efecto, de sus 28.000 agentes, unos 6.000 se encuentran en los grandes centros ubicados en Bruselas, los 22.000 restantes están repartidos por todo el territorio. Por lo tanto los problemas de formación relativos al tiempo y al coste de los desplazamientos son muy importantes.

Antes, las formaciones a la ofimática se impartían de forma presencial en salas equipadas de ordenadores y con formadores internos. Debido a las cada vez más largas filas de espera para acceder a dichas formaciones,  a los gastos importantes relativos al desplazamiento y a las repetidas ausencias que implicaba este tipo de formación, la dirección de formaciones del  SPF de Finanzas ha deseado recurrir a otro tipo de metodología de aprendizaje.

Es la razón por la que ha optado por el e-learning. « Hemos empezado poniendo en pie un dispositivo piloto de unas 500 personas, y, a continuación, de unas 4.000 que nos ha permitido validar el interés engendrado por el  e-learning » explica la Sra. Cassart, Responsable en el SPF de Finanzas de los proyectos de modernización en materia de formación.
Los resultados de este test a gran escala han resultado ser muy positivos. No obstante, los contenidos e-learning “Ofimática” propuestos en aquella época no fueron demasiado satisfactorios, puesto que fueron considerados como demasiado rígidos en términos de aprendizaje. Fue por dicha razón que el SPF de Finanzas decidió volver a convocar una licitación. Esta vez la solución MEDIAplus eLearning fue elegida para proponer les formaciones a la ofimática.

«Hemos elegido la solución MEDIAplus eLearning puesto que se adapta perfectamente a nuestros requisitos en materia de formación a la ofimática: un aprendizaje abierto y flexible que toma en cuenta todas los métodos que permiten obtener un buen resultado, la posibilidad de crear recorridos hechos a medida que se adaptan a todo tipo de usuarios?» nos explica la Sra. Cassart.

A continuación, el dispositivo ha sido puesto a disposición de los 28.000 agentes. Una vez llevada a cabo la inscripción en línea en la intranet del SPF de Finanzas, y validada la formación por la Dirección y el superior jerárquico, el cursillista debe asistir en presencial a una primera clase explicativa impartida por un formador externo al SPF. «El  formador presenta el portal LMS al que debe conectarse cada cursillista, explica el principio del e-learning, y efectúa un primer acceso a MEDIAplus eLearning» explica el Sr. Luthers, Responsable de las Nuevas Tecnologías en el dispositivo de Formación del SPF de Finanzas. «Durante el test piloto, nos hemos dado cuenta de que algunas personas no habían empezado su formación, simplemente porque por ejemplo ya no sabían dónde conectarse» indica el Sr. Luthers. 

A continuación, el cursillista puede acceder a las formaciones a partir de su equipo, vía la intranet del SPF de Finanzas.
«Hemos llevado a cabo dos tipos de acciones de comunicación sobre este dispositivo e-learning: una dirigida a todos los agentes, mediante carteles, correo electrónico y folletos, para presentarles el dispositivo, y la otra dirigida a los responsables para que den su apoyo a este proyecto.» explica la Sra. Cassart.

Los primeros resultados son muy positivos. «Los cursillistas aprecian la flexibilidad y la facilidad de uso de MEDIAplus eLearning. Han encontrado la interfaz muy sencilla e intuitiva» detalla el Sr. Luthers. El cursillista puede acceder durante 3 años a su formación MEDIAplus eLearning. De esta forma puede volver a acceder en todo momento  a  los puntos de formación.
Valiéndose de  una experiencia e-learning  llevada a cabo con éxito, los responsables del proyecto enumeran los factores clave del éxito: hacer un test del  dispositivo haciendo participar a un grupo representativo de la empresa, planificar correctamente cada etapa del proyecto, prever el acompañamiento de los cursillistas, disponer de un sistema fiable de tracking de formaciones, implicar y convencer a la jerarquía…