liens sites
GROUPAMA RHONE ALPES AUVERGNE begeleidt 2000 medewerkers verdeeld over 12 departementen tijdens een software-migratie met MEDIAplus eLEARNING van ENI

INTERVIEW
Paul-François MATHIEU
opleidingsverantwoordelijke vanuit de directie HR deelt zijn ervaringen met ons.

Doordat er overgestapt werd naar een recentere versie van de gebruikte kantoorsoftware moest Groupama regio Rhône Alpes Auvergne snel de 2000 medewerkers van de 300 vestigingen opleiden. De keuze voor een e-learningsoplossing, in dit geval MEDIAplus eLearning van ENI, werd op een vanzelfsprekende manier gemaakt.


Voor de migratie werden onze medewerkers op een traditionele wijze opgeleid voor kantoorsoftware. Dat wil zeggen dat er trainingen gevolgd werden bij een lokaal opleidingscentrum nadat de leidinggevende en de afdeling Opleidingen de aanvraag van een medewerker had goedgekeurd. Meerdere aanvragen werden zodanig gegroepeerd dat de medewerkers de gevraagde opleiding konden volgen met een docent.

Een paar maanden geleden besloten we om alle computers voor onze 300 vestigingen te vervangen. Wij werkten nog met computers die draaide op Windows XP. Aangezien Microsoft deze niet meer onderhoudt was het tijd om over te stappen. We hebben de gelegenheid aangepakt om ook het Office-pakket te vernieuwen, aangezien wij nog met Office 2003 werkten.

Ik was me zeer bewust van de noodzaak om onze medewerker hierin goed te begeleiden. Het verschil tussen de versies is namelijk te groot en de medewerkers zouden hun gewoontes met het Office-pakket verliezen en hierdoor niet meer geheel operationeel zijn.

Ik kende MEDIAplus eLearning van ENI al, aangezien ik er van 1999 tot 2006 al mee gewerkt had. Ik waardeerde toen al de manier van leren door het maken van concrete oefeningen direct in de software.

Wij hebben besloten een pilot uit te voeren met de projectgroep, bestaande uit de opleidings- en IT-afdeling om de oplossing MEDIAplus eLearning te testen en de technische aspecten te valideren. Een verzekeringsmaatschappij zoals de onze moet voldoen aan zeer strikte veiligheidsregels. De pilot was positief en we hebben besloten de e-learningsoplossing voor alle medewerkers van Groupama regio Rhône Alpes Auvergne uit te rollen.

De gekozen oplossing bestaat uit drie onderdelen:

Als eerste de e-learning modules van de oplossing van ENI. De modules zijn speciaal gemaakt voor een migratie van Windows, Word, Excel en PowerPoint. We hebben per beroepstype een aangepaste opleiding aangeboden aan onze medewerkers. De opleiding mocht niet langer duren dan een uur, omdat het een migratie betrof. De gebruikers kende al een eerdere versie. We hebben de online boeken als aanvulling aangeboden.

Verder hebben we een kennismakingsboekje gemaakt voor de nieuwe versie, welke we in PDF op de gebruikersinterface hebben geplaatst zodat iedere medewerker er toegang tot heeft.

Ten slotte hebben we een interactieve gids beschikbaar gesteld aan de medewerkers waar gemakkelijk een functionaliteit van de oude versie in de nieuwe versie wordt gevonden.

De interne communicatie over de migratie en de ter beschikking gestelde hulpmiddelen bestond uit meldingen in ons interne tijdschrijft, op het intranet en direct aan de manager zodat zij hun medewerkers konden informeren over de migratie en de opleidingsmogelijkheden.

Omdat er al vanaf 1999 met e-learning is gewerkt binnen ons bedrijf voor verschillende thema’s, hebben wij niet gekozen voor een mentor. Onze medewerkers zijn al bekend met e-learning.

Na enkele maanden de oplossing van ENI te hebben gebruikt kan ik zeggen dat ik tevreden ben over deze wijze van opleiden en we hebben positieve reacties gehad van de gebruikers.

Ter afsluiting nog een paar tips aan andere opleidingsverantwoordelijken. Kies voor een korte opleiding die de nieuwe functionaliteiten behandelt als het een migratie betreft. Zorg ervoor dat de leidinggevenden betrokken zijn met het project zodat zij tijd kunnen vrijmaken voor hun medewerkers. De tijd zal direct teruggewonnen worden door een vergrote productiviteit. Een projectstructuur bevordert de betrokkenheid binnen de organisatie en zorgt ervoor dat de afdelingen Opleiding en IT de fases van de migratie en begeleiding ervan optimaal op elkaar kunnen afstemmen. 

Meer weten
Volg ons @ENI_eLearning
Elke dag leren er duizenden gebruikers dankzij ENI