Meta-beschrijving: Onze expert Pierre-Alexandre Grolleau onthult 7 gebruiksvriendelijke tips voor beginners over hoe ook jij gemakkelijk en efficiënt HR-rapporten kunt maken in Excel met behulp van draaitabellen.
Met de komst van big data en de digitalisering van de samenleving ondergaat de HR-afdeling momenteel een transformatieproces en moet ze zich aanpassen, met name door het gebruik van KPI’s (Key Performance Indicators), die worden gepresenteerd in de vorm van dashboards. Excel wordt de belangrijkste tool voor het maken en communiceren van deze dashboards.
Onze expert Pierre-Alexandre Grolleau onthult 7 tips over hoe je HR-rapporten kunt maken met draaitabellen in Excel.
Tip nr. 1:
Het herkennen en identificeren van HR-behoeften
Elk rapport moet beantwoorden aan een behoefte of een verzoek. Voordat je met Excel aan de slag gaat, moet je jezelf de volgende vragen stellen: Wat wil je visualiseren? Wat is het strategische belang van het bijhouden van een bepaalde indicator?
Deze essentiële fase van reflectie vooraf is een voorwaarde voor de relevantie van je toekomstige verslaggeving.
Tip nr. 2:
Wees niet bang om draaitabellen te gebruiken
Draaitabellen zijn vaak beangstigend. Toch zijn ze heel gemakkelijk te gebruiken en toegankelijk voor iedereen. Hier zijn enkele verklaringen:
1. Alle kolommen in je database staan daar vermeld.
2. De rijlabels komen overeen met wat je in een rij wilt plaatsen.
3. De kolomlabels komen overeen met wat je in een kolom wilt plaatsen.
4. Het filter komt overeen met je filtercriterium.
5. De waarde komt overeen met de berekening die je wilt uitvoeren.
Om elk van deze items te voltooien, klik en sleep eenvoudigweg. Wat kan er makkelijker zijn! Soms zijn 5 klikken voldoende om een effectief rapport of dashboard te maken.
Tip nr. 3:
Uw draaitabel bijwerken
Zoals het gezegde luidt: Te veel koks bederven de brij.
Hoewel draaitabellen een geweldig hulpmiddel zijn, kan extreem gebruik van draaitabellen tot fouten leiden en je HR-rapporten verouderd maken. Draaitabellen worden niet automatisch bijgewerkt en houden niet noodzakelijk rekening met alle databases. Als je ze gebruikt, moet je de tabellen daarom als een reflex bijwerken. Om dit te doen, ga je gewoon naar je draaitabel, vervolgens naar het tabblad “Analyse” in het multifunctionele menu van Excel en klik je op “Vernieuwen”.
Het is ook raadzaam om functies en formules te gebruiken om je HR-tools in Excel te onderhouden.
Tip nr. 4:
Optimaliseer je rapportage met behulp van Excelformules die onmisbaar zijn voor de HR-afdeling.
Het is niet absoluut noodzakelijk om een Excel-expert op het gebied van personeelszaken te zijn. Toch is kennis van bepaalde functies essentieel, omdat elke HR-manager er op een dag mee te maken krijgt. Hier is een lijst:
• VERT.ZOEKEN: Hiermee kunt u elementen in een tabel of gebied regel voor regel doorzoeken. Voorbeeld: Zoek de naam van een werknemer op met behulp van hun werknemers-ID.
• ALS: Hiermee kunt u logische vergelijkingen maken tussen een waarde en het verwachte resultaat. Voorbeeld: Als het salaris van een werknemer €27.000 is, voer dan de salarisgroep “tussen €20k en €30k” in.
• SOM.ALS: Hiermee kunt u de waarden van de cellen optellen die voldoen aan de zoekcriteria. Voorbeeld: Tel de salarissen op van alle mannelijke werknemers.
• SOMMEN.ALS: Hiermee kunt u de waarden van cellen optellen die aan meerdere opgegeven criteria voldoen. Voorbeeld: Tel de salarissen op van alle vrouwelijke werknemers die in Caen werken.
• AANTAL.ALS: Hiermee kunt u het aantal cellen tellen dat aan een criterium voldoet. Voorbeeld: Telt het aantal vrouwelijke werknemers.
• AANTAL.ALS: Hiermee kunt u het aantal cellen tellen dat aan meerdere criteria voldoet. Voorbeeld: Tel het aantal mannelijke werknemers dat in Nantes werkt.
Deze zes formules vormen je overlevingskit. Je kunt ze gebruiken om aan veel van je vereisten te voldoen, rapporten te maken en je draaitabellen in Excel af te ronden.
Tip nr. 5:
Verbeter uw HR-rapporten met behulp van hulp- en dialoogvensters
Excel biedt tal van helpfuncties die beschikbaar zijn via tooltips, dialoogvensters of de formule-invoegtool. Als je moeilijkheden ondervindt, neem dan de tijd om ze te lezen om je probleem te begrijpen en op te lossen. Op deze manier zul je vooruitgang boeken en je HR-rapporten optimaliseren door meer flexibele formules te vinden dan die gepresenteerd in tip nr.4. Neem bijvoorbeeld een kijkje naar de formules OFFSET of SUMPRODUCT! 😉
Tip nr. 6:
Geef namen aan je celbereiken
Excel biedt je de mogelijkheid om celbereiken een naam te geven. Het is bijvoorbeeld intuïtiever om in je formules “Personeelsnummer” te lezen in plaats van “Blad1!$A$1 :$A$1852”. Ga hiervoor naar het tabblad “Formules” en vervolgens naar “Naambeheerder” of “Namen instellen”.
Door namen te maken en te gebruiken, kunt je jouw formules en dus je HR-rapporten gemakkelijker controleren, wijzigen en vooral automatiseren.
Tip nr. 7:
Overschakelen van automatische naar handmatige berekening
Het maken van rapporten kan grote Excel-bestanden genereren met lange laadtijden.
Om te voorkomen dat je de hele dag moet toekijken hoe je bestanden worden geladen, moet je in plaats daarvan de berekeningsmethoden wijzigen. Excel is standaard ingesteld om de formules automatisch bij te werken. Wijzig dit in handmatig door op het tabblad “Formules” te klikken en vervolgens op “Berekeningsopties”. Op deze manier zal de spreadsheet de berekeningen alleen op jouw verzoek uitvoeren. Druk hiervoor op de F9-toets op je toetsenbord of sla je document op.
Met deze trucs kun je bijna elk type rapport maken, dus ga aan de slag! Op HR-afdelingen zijn maar weinig werknemers bedreven in Excel. Durf je bij je werkgever te onderscheiden met deze gemakkelijk te leren vaardigheid.
Met deze trucjes kun je bijna elk type rapport maken, dus ga aan de slag! In HR-afdelingen zijn maar weinig medewerkers bedreven in Excel. Durf je bij je werkgever te onderscheiden met deze gemakkelijk aan te leren vaardigheid.
Als u meer wilt weten over MEDIAplus elearning en hoe het uw leerervaring kan veranderen, neem dan contact met ons op.