DSI, DRH, Users : les bonnes pratiques d’une transformation numérique réussie

Retour d'expérience

Étude de cas :
les bonnes pratiques d’une transformation numérique réussie

Olivier prépare la migration imminente de son entreprise vers Microsoft 365.

Son objectif : faire en sorte que son service Helpdesk ne croule pas sous les appels des utilisateurs en détresse !

Pour cela, il en parle à Sophie, la DRH, qui doit chercher le moyen de former les collaborateurs et collaboratrices.

Le temps presse… Il faut trouver rapidement la meilleure option pour l’entreprise !

Olivier DSI

Sophie prend connaissance de ce projet de migration vers Microsoft 365, elle comprend l’enjeu et les difficultés d’Olivier, le DSI.

En même temps, sa direction générale la sollicite régulièrement afin qu’elle trouve une solution pour faire évoluer les compétences numériques des équipes dans le cadre de la transformation numérique de l’entreprise.

Par où commencer ? Les niveaux sont hétérogènes, le budget de formation est limité…

Sophie DRH

Matthieu travaille depuis 15 ans au service Achats.

Il a entendu dire que son entreprise allait passer à Microsoft 365… car on lui a demandé d’acheter des licences pour les 800 collaborateurs et collaboratrices de l’entreprise… Mais il ne sait pas vraiment ce que ça signifie !

Au quotidien, Matthieu perd souvent du temps dans Excel pour établir ses rapports chiffrés détaillés…

Et il est régulièrement sollicité par son collègue Nicolas, qui aurait bien besoin de reprendre Excel… depuis le début ! Mais Matthieu peut compter sur Nicolas quand il doit appeler un fournisseur par Skype !

Matthieu Service Achats

Après plusieurs réunions pour définir les besoins et les délais avec son équipe et Olivier le DSI, Sophie a défini 6 étapes incontournables pour mener de front et réussir la migration vers Microsoft 365
et la transformation numérique de son entreprise.

1 – Évaluer les compétences et niveaux dans l’entreprise

Sophie a d’abord besoin d’identifier les compétences et les niveaux dans l’entreprise, pour :

  • Évaluer la culture numérique des collaborateurs et collaboratrices
  • Identifier leurs points forts, leurs axes d’amélioration
  • Repérer les potentiels dans l’entreprise pour accompagner la transformation numérique
  • Analyser les besoins de formation (par personne, par groupe professionnel…).

Sophie pourra ainsi découvrir que Matthieu se débrouille plutôt bien sur Excel…
… Et que Nicolas aurait besoin de reprendre les bases !

2 – Orienter les collaborateurs et collaboratrices vers des formations adaptées

Suite à l’évaluation, Sophie pourra orienter les collaborateurs et collaboratrices vers les solutions de formation les plus adaptées à leurs besoins et où chacun pourra avancer à son rythme.

Elle sait qu’il existe deux types de formation complémentaires :

  • La formation formelle pour une montée en compétences ciblée, sous forme d’e-learning, avec ou sans tutorat…
  • La formation informelle avec des ressources en libre accès (livres numériques, vidéos…) pour rechercher une information précise et rester en veille technologique.

3 – Communiquer au sein de l’entreprise pour remporter l’adhésion de tous

Il n’y a pas de secret, Sophie sait qu’ensuite, elle devra remporter l’adhésion des collaborateurs et collaboratrices pour les motiver à se former.

Pour cela, il lui faudra impliquer les managers et la direction pour libérer du temps aux collaborateurs et collaboratrices.

Elle devra expliquer l’importance de la montée en compétences numériques : les collaborateurs et collaboratrices seront plus efficaces, se sentiront valorisés, et pour l’entreprise, ce sera l’occasion de les fidéliser !

Et elle sait qu’elle devra communiquer avant, pendant et après ce projet de formation pour en assurer la réussite.

4 – Former les collaborateurs et collaboratrices de manière adaptée à leurs besoins

Pour assurer la formation des 800 collaborateurs et collaboratrices répartis sur différents sites en France et à l’étranger, Sophie optera pour des formations en e-learning afin d’assurer un déploiement rapide et ainsi de respecter les contraintes d’Olivier, le DSI.

  • Pour un apprentissage plus efficace, elle choisira une solution d’e-learning par la pratique en direct dans les logiciels, pour qu’il n’y ait pas de décalage entre l’environnement de travail et l’environnement de formation.
    Certains collaborateurs et collaboratrices pourront bénéficier d’un accompagnement humain, avec du tutorat à distance.
  • En complément, Sophie mettra à disposition des collaborateurs et collaboratrices des vidéos et livres numériques en libre accès, pour les accompagner sur le long terme.

Concrètement, Sophie mettra en place :

  • Un socle commun de formation à Microsoft 365 (Matthieu pourra ainsi progresser sur Skype)
  • D’autres formations en fonction des demandes et des besoins (les fonctionnalités avancées d’Excel pour Matthieu et les bases pour Nicolas par exemple).

5 – Certifier les collaborateurs et collaboratrices après leur formation

Pour valider les montées en compétences, Sophie proposera aux collaborateurs et collaboratrices de se certifier.

Ce sera un moyen pour eux :

  • D’officialiser leurs compétences
  • De développer leur employabilité (ce sera gratifiant pour Matthieu et pour son manager !)
  • De faire financer la formation par leur CPF, pour ceux qui voudraient le mobiliser (ce qui permettrait à Sophie d’optimiser son budget de formation).

6 – Analyser les résultats du projet

Grâce aux indicateurs mis à sa disposition (pour mesurer le suivi, la progression, la satisfaction…), Sophie pourra piloter son projet e-learning et en analyser le ROI.

Et Olivier, le DSI, ne verra heureusement pas son service Helpdesk crouler sous les appels des utilisateurs en détresse !

Quant à Matthieu : Microsoft 365 n’aura plus de secrets pour lui et il ne perdra plus temps dans Excel pour établir ses rapports chiffrés ni pour aider Nicolas sur des fonctions de base !

Forte de cette expérience, Sophie pourra mettre en place une stratégie de long terme pour que les collaborateurs et collaboratrices continuent de se former sur les nouvelles technologies essentielles au quotidien.
Et ainsi accélérer la transformation numérique de l’entreprise !

Découvrez maintenant les outils concrets sélectionnés par Sophie pour son projet !