INTERVIEW
Stéphanie JOUVE
Chargée de Formation au Centre National de Formation et de Développement des Compétences du RSI
Avant d’utiliser MEDIAplus eLearning™, comment étaient organisées vos formations bureautiques et quelles sont les raisons qui vous ont poussé à en changer ? Quels étaient les enjeux ?
Nous avions pour habitude de faire appel à l’expertise de nos formateurs occasionnels en bureautique, en présentiel : la formule était appréciée car les apprenants trouvaient leur bureau RSI habituel, applications, paramètres, spécificités etc.
En 2015, l’enjeu était la transition de l’ensemble des 6000 postes de travail vers un environnement Windows 8 et Office 2013. La solution du e-learning s’est imposée d’elle-même, d’autant que nous venions de faire l’acquisition d‘une plateforme LMS.
Quelles ont été les phases du projet ? Avez-vous mis en place une organisation spécifique pour gérer ce projet ?
Une équipe projet nationale a été constituée pour l’ensemble du projet « nouveau poste de travail », parmi laquelle le centre de formation s’est impliqué sur les sujets conduite du changement et formation. Les services RH et informatique ont été impliqués. La communication s’est faite au travers de kits permettant de réaliser l’étape de migration puis de formation de la manière la plus souple possible pour les équipes de trente caisses régionales.
Quel dispositif avez-vous mis en place ?
Nous avons sélectionné ENI car toutes les conditions requises étaient réunies : mise à disposition des modules sur notre plateforme, modules auto corrigés, et surtout possibilité de constituer des parcours sur mesure.
L’ensemble des utilisateurs étaient concernés, toutefois chaque caisse régionale a pu faire ses propres choix quant au contenu. Certaines ont en effet sélectionné quelques grains de formation sur Word, sur Excel et Outlook pour former un parcours d’environ 45 mn à 1 h, d’autres ont préféré y inclure plus de points.
Certaines caisses ont permis la formation en salle (avec présence d’un interlocuteur pour les ouvertures et clôtures de sessions), d’autres sur postes, selon les besoins des équipes (front ou back office) mais aussi l’équipement dont elles bénéficiaient (site avec ou sans salle dédiée).
Après la phase de migration, nous avons donné la possibilité aux caisses régionales de revenir vers nous avec des besoins en montée en compétences, afin de mettre à disposition des salariés, des parcours complémentaires, souvent plus longs. La mise en œuvre s’effectue alors plutôt sur le poste de travail qu’en salle dédiée.
Quel type d’accompagnement des apprenants avez-vous choisi et pourquoi ?
Dans chaque caisse, durant la phase de déploiement de la migration, un référent était nommé ainsi qu’une petit équipe dédiée. Nous n’avons pas mis en œuvre de formations mixte à proprement parlé, quelques sessions de tutorat ayant toutefois été librement mises en place par les caisses pour les populations dites sensibles, peu à l’aise avec l’outil informatique. Cela n’a concerné qu’une poignée de personnes.
Après plusieurs mois d’utilisation, quel bilan dressez-vous ?
L’ensemble de la démarche a été bien accueillie par la plupart de nos apprenants. Ils ont tous souligné l’intérêt de ce type de dispositif, qui permet de limiter les déplacements tout en permettant d’avoir les formations au bon moment. Nous sommes nous-même globalement satisfaits de la qualité du contenu, de l’ergonomie des modules et de leur granularité.
Quels conseils donneriez-vous aux responsables formation qui souhaitent passer à un apprentissage en mode e-learning ?
Ne pas négliger les aspects de conduite du changement, bien cibler les populations « relais » (RH et managers, experts bureautique). Prendre le temps de réfléchir aux besoins des utilisateurs, ne pas leur mettre à disposition trop de contenu d’un seul coup !
Que prévoyez-vous pour l’avenir ?
Nous envisageons de continuer à déployer des formations bureautique en e-learning, mais également d’autres domaines métiers voire du management. Le tutorat ou les formations mixtes nous semblent des pistes intéressantes aussi, dans la mesure où cela pourrait permettre de mettre à disposition de nos salariés des contenus d’autoformation de qualité, tout en les accompagnant, et en leur permettant de poser des questions pour approfondir certains points.