Microsoft 365 – l’accompagnement LAFI/ENI au service d’un projet de migration de grande ampleur

12/2019 | Témoignage

ECCF
LAFI

Florence COSTE 
Chef de projet à la DSI de ECCF

UN VÉRITABLE PROJET DE GROUPE !

Les acteurs

  • ECCF, centre de services partagés IT du groupe Etex en France  groupe spécialisé dans les matériaux de construction – le client
  • LAFI, plateforme d’achat IT  le fournisseur de solutions d’infrastructure et de services
  • ENI, expert de la formation à l’informatique – le responsable pédagogique et technique des formations à Office 365.

Le projet

Pour mener à bien son passage à Office 365 – et plus précisément à Outlook 2016Outlook Web App et Skype Entreprise –, l’entreprise ECCF cherchait des partenaires pour l’accompagner tout au long de la migration et de la formation de ses collaborateurs.
La DSI de ECCF a contacté LAFI qui a fait appel à ENI pour la formation à Office 365.

Les enjeux

L’appel d’offre de ECCF pour réussir son projet de migration et de formation à Office 365 reposait sur de nombreux critères :

  • Le nombre de stagiaires : le groupe Etex en France (composé principalement des sociétés Siniat, Promat, Eternit) compte plus de 1300 collaborateurs
  • L’étalement géographique : ses 19 sites sont répartis dans toute la France
  • Les contraintes techniques : la migration devait s’effectuer pour l’intégralité des services
  • Les délais : la formation des collaborateurs et la migration devaient s’effectuer dans un laps de temps très court… 2 mois !
  • La réalité du terrain : les niveaux des collaborateurs étaient très hétérogènes (profils administratifs et ouvriers).

LA MISE EN PLACE D’UN PROJET DE FORMATION DE GRANDE AMPLEUR

En amont de la migration et des formations
LAFI et l’équipe pédagogique ENI ont tout d’abord déterminé un parcours de formation à Office 365 adapté à tous les collaborateurs.

Conjointement avec la DSI de ECCF, les contenus précis des formations ont ensuite été définis :

  • Une introduction à Office 365
  • Une partie détaillée pour Outlook 2016
  • Une partie plus générale pour Outlook en ligne (Web App)

Une introduction à Skype Entreprise ;

Ainsi que le déroulement des sessions de formation en blended learning :

  • Visionnage de vidéos
  • Questions/réponses entre les apprenants et le/la formateur/rice

Cours formel et démonstrations.

ENI et LAFI ont ensuite dessiné le cadre du projet pour mener de front formation et migration pour chaque site Etex en France :

  • Mise en place de sessions de formation pour chacun des 19 sites
  • Désignation d’un champion pour chaque site : une personne choisie pour ses compétences informatiques, formée en interne par l’équipe de projet Etex afin de monter en compétences sur Outlook, Outlook Web App et Skype Entreprise pour répondre aux demandes des collaborateurs du site pendant le projet

Établissement par ENI d’un rétro-planning en fonction des contraintes de délais quant à la migration Office 365 du groupe Etex.

Quelques chiffres

  • 19 lieux de formation partout en France (Poissy, Vernouillet, Mériel, Rennes, Cavaillon, Albi, Avignon, Carpentras, Bègles…)
  • 900 personnes formées
  • 2 à 3 sessions de formation par jour, parallèlement à la migration des postes des utilisateurs
  • 2h30 par session de formation
  • 15 stagiaires par session de formation en moyenne
  • Un total de 27 jours de formation.

BILAN

La DSI et les collaborateurs du groupe Etex en France sont ravis de ce projet de formation et de migration : la complémentarité de LAFI et ENI a permis une mise en place rapide et de qualité.

ENI et LAFI ont su répondre aux besoins spécifiques de ECCF, tant en termes d’organisation que de personnalisation des contenus pédagogiques de formation : les formateurs ont su s’adapter aux besoins réels des stagiaires de chaque site et ajuster leur discours afin d’assurer une formation pertinente et utile – ce qui a été apprécié par les collaborateurs du groupe Etex en France.

La session de lancement a été animée par la responsable du projet chez ENI et les migrations individuelles se sont ensuite enchaînées pour tous les sites, sans incidence sur le fonctionnement de l’entreprise.

ENI et LAFI ont également su optimiser le budget de formation de ECCF, notamment en s’appuyant sur un réseau de formateurs proches des sites.

« Nous avons été très satisfaits de l’accompagnement de LAFI et d’ENI lors la formation de nos collaborateurs. Nous avons apprécié le profil technique des formateurs et leur professionnalisme. »
, conclut Florence COSTE, Chef de projet à la DSI de ECCF.