Mme CASSART
Responsable des projets de modernisation en matière de formation au sein du SPF Finances
M. LUTHERS
Chargé des Nouvelles Technologies au sein de la Cellule Formation du SPF Finances
Comment former efficacement, rapidement et à moindre coût, 28 000 fonctionnaires répartis sur tout le territoire belge ? Réponse avec le Service Public Fédéral Finances (le Ministère des Finances au niveau fédéral en Belgique) qui a décidé de mettre en œuvre un véritable dispositif e-learning. La solution MEDIAplus eLearning d’ENI a été retenue pour les cours de bureautique.
Contrairement à d’autres Services Publics Fédéraux belges, le SPF Finances a la particularité d’être très décentralisé. En effet, sur ses 28 000 agents, environ 6 000 sont basés dans les grands centres à Bruxelles, les 22 000 restants étant répartis sur tout le territoire. Les problématiques de formation liées aux temps et aux coûts de déplacements s’avèrent donc très importantes.
Auparavant, les formations en bureautique se déroulaient en présentiel dans des salles équipées de PC et avec des formateurs internes. Face aux délais d’attente de plus en plus longs pour accéder aux formations, aux coûts de déplacement importants et au rapport défavorable entre les heures de formation suivies et le temps total d’absence du lieu de travail, la direction de la formation du SPF Finances a souhaité mettre en oeuvre une autre méthodologie d’apprentissage.
C’est ainsi qu’elle s’est tournée vers l’e-learning. « Nous avons commencé par mettre en place un dispositif pilote auprès de 500, puis de 4 000 personnes pour valider l’intérêt de l’e-learning » explique Mme Cassart, Responsable des projets de modernisation en matière de formation au sein du SPF Finances.
Les résultats de ce test grandeur nature se sont révélés très positifs. Néanmoins, les contenus e-learning « Bureautique » retenus à l’époque ne donnaient pas entière satisfaction, ceux-ci étant jugés trop fermés en terme d’apprentissage. C’est pourquoi le SPF Finances a décidé de lancer un nouvel appel d’offre où la solution MEDIAplus eLearning a été retenue pour la bureautique.
« Nous avons choisi la solution MEDIAplus eLearning car elle répond parfaitement à nos attentes en matière de formation en bureautique : un apprentissage ouvert et souple qui prend en compte toutes les méthodes pour accéder au bon résultat, la possibilité de créer des parcours sur mesure adaptés à chaque public cible…» précise Mme Cassart.
Le dispositif a ensuite été étendu aux 28 000 agents. Après une inscription en ligne sur l’intranet du SPF Finances, et après validation de la Direction de la formation et du supérieur hiérarchique, l’apprenant est invité à suivre une séance de démarrage, en présentiel, avec un coach externe au SPF. « Le coach présente le portail LMS où chaque apprenant doit se connecter, il explique et démystifie l’e-learning, et effectue une prise en main de démarrage de MEDIAplus eLearning » explique M. Luthers, Chargé des Nouvelles Technologies au sein de la Cellule Formation du SPF Finances. « Lors du test pilote, nous nous sommes rendus compte que certaines personnes n’avaient jamais commencé leur formation, tout simplement parce qu’elles ne savaient plus où se connecter par exemple » indique M. Luthers.
Les formations ont ensuite lieu sur le poste de travail de l’apprenant, via l’intranet du SPF Finances.
« Nous avons mis en place deux types d’actions de communication sur ce dispositif e-learning : un à destination de tous les agents, via des affiches, e-mails et dépliants, pour leur présenter le dispositif, et un autre à destination des managers pour leur faire comprendre l’importance de leur soutien à ce projet. » explique Mme Cassart.
Les premiers retours sont très positifs. « Les apprenants apprécient la souplesse et la facilité d’utilisation de MEDIAplus eLearning. Ils trouvent l’interface très simple et intuitive » détaille M Luthers. L’apprenant a accès pendant 3 ans à sa formation MEDIAplus eLearning. Il peut ainsi revenir sur des points de formation à tout moment.
Fort de cette expérience réussie en e-learning, les responsables du projet détaillent les facteurs clés de succès : tester le dispositif sur un groupe cible représentatif de l’entreprise, bien planifier chaque étape de la mise en oeuvre du projet, prévoir un accompagnement des apprenants, disposer d’un système fiable de tracking des formations, impliquer et convaincre la hiérarchie…